עובדים מבלים 16 דקות ביום באינטראנט של Microsoft SharePoint – דו"ח SWOOP Analytics

עובדים מבלים 16 דקות ביום באינטרנט של Microsoft SharePoint – דו"ח SWOOP Analytics

בעידן המודרני, שבו שיתוף פעולה ותיחכום בתקשורת נעשו הכרחיים להצלחה עסקית, עולה השאלה: כמה זמן בפועל מבלים העובדים בפלטפורמות כמו Microsoft SharePoint? דו"ח חדש שנערך על ידי SWOOP Analytics מציע נתון מעניין – העובדים מבלים בממוצע 16 דקות ביום באינטרנט של SharePoint. אך מה המשמעות של מספר זה לגבי האפקטיביות של המערכת? האם מדובר בזמן מספק? וכיצד זמן זה משפיע על תפקוד הארגון?

מהו Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint היא פלטפורמת שיתוף פעולה וניהול תוכן שנועדה לסייע לעסקים לבנות אתרי אינטרנט פנימיים, לנהל פרויקטים בצורה יעילה, ולשתף מידע בקלות ובנוחות. הפלטפורמה זוכה לפופולריות נרחבת בקרב ארגונים בכל הגדלים בשל יכולותיה המתקדמות בניהול מסמכים, שיתוף קבצים ויצירת סביבות עבודה משותפות, שבהן עובד אחד יכול לתקשר בקלות עם האחרים.

מה אומרים המספרים?

נתוני SWOOP Analytics מראים כי העובדים מסביב לעולם מבלים בממוצע 16 דקות ביום בשימוש ב-SharePoint. כאשר מחשבים את הזמן הזה בשנה, זה מתגלגל לכמעט 61 שעות – דבר שמשמעותו יומיים וחצי של עבודה, בהתבסס על יום עבודה ממוצע של 8 שעות. לעומת זאת, מחקר שנערך על ידי חברת Deloitte גילה כי עובדים המבלים יותר זמן בפלטפורמות שיתוף פעולה מדווחות על עלייה בשביעות רצון בעבודה וביעילות.

ההשפעה על שעות העבודה

ישנם ארגונים שהצליחו להגדיל את זמן השימוש בפלטפורמת SharePoint על ידי יצירת סביבות עבודה תומכות ומעודדות. לדוגמה, ארגון XYZ ניהל את אתר המידע הפנימי שלו באמצעות SharePoint, ובזכות התארגנות חכמה וממוקדת הצליח להעלות את זמן השימוש ל-25 דקות ביום – צעד שמשקף את הפוטנציאל הגלום בפלטפורמה.

מה משפיע על הזמן שואז ב-SharePoint?

הזמן שהעובדים מקדישים לשימוש ב-SharePoint מתווסף ממספר גורמים מרכזיים:

• תוכן איכותי: כאשר קיים תוכן רלוונטי, ממוקד ומעניין, הוא בהחלט תורם להגדלת השימוש בפלטפורמה.
• נוחות השימוש: ממשק משתמש שמספק חווית שימוש מעולה מעודד עובדים לחזור לפלטפורמה לעיתים קרובות.
• תרבות שיתוף פעולה: ארגונים שמעודדים את העובדים לשתף מידע ולשתף פעולה רואים עלייה משמעותית בזמן השימוש.

היתרונות של אינטראקציה ב-SharePoint

16 דקות יומיות עשויות להיראות כמיעוט בזמן הקצר, אך בשטח ישנם יתרונות רבים לשימוש בפלטפורמת SharePoint:

• שיפור בשיתוף המידע: העובדים יכולים לשפר את הידע הקבוצתי שלהם על ידי שימוש ב-SharePoint לתקשורת ולשיתוף.
• פרודוקטיביות גבוהה יותר: זמן המושקע בשיתוף פעולה יוצר תנאים פרודוקטיביים יותר ומוביל לעליית רמת התפוקה.
• פתרון בעיות מהיר יותר: הפלטפורמה מאפשרת לעובדים לאתר מידע בעדיפות וביעילות.

שיפור התקשורת בעבודה

כדי לייעל את השימוש ב-SharePoint, יש צורך בביסוס תרבות של תקשורת פתוחה ושיתוף מידע בין העובדים. כשמנהלים מדגישים את החשיבות של שיתוף מידע, העובדים מצדם נהנים מיתרונות משמעותיים במקביל:

• חיזוק הקשרים בין העובדים: כאשר העובדים משתפים מידע ומסמכים ב-SharePoint, הם יוצרים קשרים מקצועיים שמועילים לעבודה יומיומית.
• עבודה מעשית ושיתופית: קידום מודלים של עבודה מרחוק טיפח את השימוש בפלטפרומת SharePoint, שבה ניתן לשתף, לערוך ולגשת למסמכים מכל מקום.
• היכולת להתרכז בפרויקטים: מערכת ניהול משימות ושיתופים ב-SharePoint יכולה לייעל את תרבות העבודה ולחזק את הארגון.

אתגרים בשימוש ב-SharePoint

למרות היתרונות הרבים, ישנם אתגרים שהארגונים עשויים להיתקל בהם בשימוש ב-SharePoint. ביניהם:

• קושי בשימוש: עבור חלק מהעובדים, פלטפורמת SharePoint יכולה להיות קשה להבנה או דורשת למידה נוספת, דבר שעלול להרתיע אותם.
• תוכן לא מסודר: אם המידע ב-SharePoint אינו מאורגן בצורה נאותה, משתמשים עשויים להתקשות לאתר את המידע הנדרש.
• שימוש לא מלא בפלטפורמה: ישנם עובדים שעשויים לא fully embrace את הכלים המוצעים, דבר שיכול לפגוע ביעילות השימוש.

אסטרטגיות לשיפור השימוש ב-SharePoint

כדי להמריץ את השימוש ב-SharePoint ולהגדיל את הזמן שהעובדים מבלים בשימוש בפלטפורמה, ניתן ליישם מספר אסטרטגיות:

• הכשרה והדרכה: ההשקעה בהכשרה מתאימה תעזור לעובדים להרגיש בטוחים יותר בשימוש בפלטפורמה.
• קידום תוכן איכותי: על ידי הקפיצה על איכות התוכן המשותף, ניתן להגדיל את הרלוונטיות של המידע שצעיף העבודה.
• יצירת שיתופי פעולה קבועים: שמירה על שיתוף פעולה עם חברי הצוות דרך פרויקטים משותפים יאפשר להעמיק את השימוש.

סיכום

לסיכום, הנתון של 16 דקות ביום עשויים להיראות מועטים, אך הם מבטאים את מעבר הפלטפורמות לשימוש טכנולוגי בעסקים. ככל שהטכנולוגיות הללו הולכות ומתפתחות, ברור כי השימוש ב-SharePoint צפוי לגדול. הצלחה זו תתבסס לא רק על יכולת הפלטפורמה עצמה אלא גם על התרבות הארגונית ועל האופן שבו העובדים תופסים ומניחים לכלים הללו.

נדרש להמשיך ולעקוב אחרי הנתונים ולחשוב על דרכים לשיפור השימוש בפלטפורמה, כדי להגיש את ההשקעה בטכנולוגיה לא מגיעה לרמה של רק מספרים, אלא גם כדי לשדרג את התקשורת ולייעל את הפרודוקטיביות בעבודה יומיומית. עבור עובדים וארגונים כאחד, הפתרון אווסות של כלי דיגיטליים, כמו פורטל משאבי אנוש, עשויים להיות הפתרון ההוליסטי שמשדרג את כל התהליכים.