מדוע 90% ממערכות האינטראנט נכשלות וכיצד לשנות זאת?

למה 90% ממערכות האינטרנט הפנימי נכשלות ואיך אפשר לשפר את המצב?

מערכות אינטרנט פנימי, או אינטרנט ארגוני, נועדו לשפר את התקשורת, שיתוף המידע והיעילות בארגון. עם זאת, מחקרים מראים שכמעט 90% מהמערכות הללו נכשלות לשרת את מטרותיהם. במאמר זה נבחן את הסיבות לכך, את ההשפעות הנובעות מכישלונות אלו, ונציג אסטרטגיות לשדרוג ושיפור הצלחתן של מערכות האינטרנט הפנימי.

גורמים עיקריים לכישלון מערכות האינטרנט הפנימי

מספר גורמים מרכזיים מובילים לכך שמערכות אינטרנט פנימי אינן מצליחות. להלן הסיבות המובילות עם הסברים מפורטים:

1. חוסר תמיכה מההנהלה

אחת הסיבות המרכזיות לכישלון של מערכות אינטרנט פנימי היא חוסר התמחות ותמיכה מהנהגת הארגון. כאשר המנהלים אינם מבינים את הערך של המערכת, הם נוטים להזניח את התמיכה וההכשרה הנדרשות. מחקר שנערך על ידי חברת Gartner מצא כי 70% מהארגונים שמבצעים שינויים במערכות אינטרנט פנימי אינם מצליחים להשיג את המטרות שהציבו.

2. העדר תוכן רלוונטי ומעודכן

כדי שפורטל המשאבי אנוש יהיה יעיל, יש לספק תוכן עדכני ורלוונטי. סקרים מראים ש-60% מהעובדים מרגישים כי תוכן האינטרנט הפנימי לא ממלא את צרכיהם, דבר שמוביל לכך שהם לא משתמשים בו. תוכן שאינו מעודכן עלול להסב אובדן אמון במערכת.

3. חוויית משתמש ירודה

אם המערכת אינה ידידותית או פשוטה לשימוש, העובדים ככל הנראה ימנעו מלהשתמש בה. חוויית משתמש לקויה עלולה להוביל לשיעורי נטישה גבוהים. על פי מחקר של Nielsen Norman Group, 67% מהמשתמשים חשים שהמערכת מסובכת מדי ואינם ממשיכים להשתמש בה.

4. חוסר הבנה של צורכי המשתמשים

כדי להצליח, קריטי להבין את צורכי המשתמשים ואת סגנון עבודתם. מחקרים מראים כי 55% מהעובדים חשו שהמערכת אינה מתאימה לצרכיהם הייחודיים. כאשר המערכת איננה מותאמת לפורמטים ולסגנון העבודה של העובדים, זה עלול להוביל לתסכול ולחוסר שימוש.

מה אפשר לעשות כדי לשפר את המצב?

כדי להגדיל את הצלחתן של מערכות אינטרנט פנימי, יש לנקוט בכמה צעדים מעשיים:

1. שיתוף פעולה עם ההנהלה

הצעד הראשון הוא לוודא שההנהלה רואה בפיתוח ובתחזוקה של המערכת דבר קריטי. יש להציג את היתרונות של המערכת בצורה ברורה ומוחשית, ולנסות לשכנע את ההנהלה לתת את התמיכה הדרושה.

2. יצירת תוכן איכותי ורלוונטי

יש להשקיע מאמצים בהפקת תוכן איכותי, ממוקד ומעודכן, שיכול לספק מענה לצרכי המשתמשים. כדאי לארגן צוות אחראי על ניהול התוכן ולבצע סקרים בקרב העובדים כדי להבין את הצרכים והשאלות שלהם. תוכן טוב ושימושי מעודד את העובדים להשתמש במערכת.

3. שיפור חוויית המשתמש

השקעה בעיצוב חוויית המשתמש היא קריטית להצלחת המערכת. יש לערוך בדיקות עם משתמשים קליניים כדי לזהות בעיות בשימוש ולבצע שיפורים בהתאם למשוב. עיצוב ממשק ידידותי ופשוט יותר עשוי להגדיל את השימוש במערכת על ידי עובדים.

4. הקשבה לצורכי המשתמשים

באמצעות סקרים, פגישות עם עובדים ופורומים פתוחים, ניתן לזהות את הצרכים הספציפיים של המשתמשים. המידע שנאסף יכול לשמש כבסיס לשיפורים עתידיים במערכת, ובכך להגביר את הערך שהיא מספקת.

החשיבות של הכשרה והדרכה

כחלק מהשיפורים במערכות אינטרנט פנימי, חשוב לוודא שהמשתמשים מקבלים הכשרה מתאימה על מנת להבין את יתרונות המערכת ואופן השימוש בה. הכשרה প্রদান משפרת את הידע של העובדים ומעלה את המוטיבציה שלהם להשתמש במערכת.

1. הכשרות שוטפות

לתכנן הכשרות שוטפות על המערכת יכולה להיות השפעה חיובית. בצורה זו, העובדים יוכלו להכיר עדכונים ושיפורים חדשים כאשר הם משוחררים.

2. תמיכה טכנית זמינה

נדרש לספק תמיכה טכנית שתסייע לעובדים במקרה של בעיות. תמונה מהירה או פתרונות לימודיים יכולים להפחית את תחושת התסכול ולעודד את השימוש במערכת.

מדידת ההצלחה

כדי להבין אם השיפורים שנעשו אכן מביאים לתוצאות חיוביות, יש לנקוט במדידת הצלחה:

1. כמות המשתמשים

יש לנטר את כמות המשתמשים במערכת על פני זמן. אם יש עלייה במספר המשתמשים, זו בדרך כלל אינדיקציה לכך שהמערכת משופרת ותואמת את צורכי העובדים.

2. משוב מהעובדים

איסוף תגובות מהעובדים לאחר שהמערכת נשתכללה מספק מידע איכותי על כמה הם מרוצים מהשיפורים. שאלות מוגדרות בסקרים יכולות לרכז נתונים שימושיים שידריכו את ההמשך.

סיכום

לפי מה שראינו, כישלון מערכות אינטרנט פנימי נגרם לרוב ממספר גורמים עיקריים, בהם חוסר בשיתוף פעולה מההנהלה, העדר תוכן רלוונטי, חוויית משתמש לקויה וחוסר הבנה של צורכי המשתמשים. באמצעות אסטרטגיות שיפור כגון שיתוף פעולה עם ההנהלה, יצירת תוכן איכותי, שיפור חוויית המשתמש וקשב לצורכי המשתמשים, אפשר להגיע לכך שהמערכות יפכו לכלי יעיל וחשוב בארגון.

המערכת האינטרנטית הפנימית יכולה לשמש כפורטל משאבי אנוש מצוין כל עוד היא ממלאת את המצבים הנוכחיים בשטח ותשאר מעודכנת לצרכי הארגון. השינוי במערכת מחייב מאמץ מתמשך, אך בהשקעה הנכונה ניתן לתמוך בהצלחה של הארגון ולשפר את שביעות הרצון של העובדים.